Một project dựng phức tạp tự nó đã gây khó chịu rồi, nhưng khi có thêm nhiều người hơn nữa tham gia vào quá trình này, nó nhanh chóng trở nên vô cùng rối rắm. Trong bài viết này Peter Haas, sẽ chỉ cho chúng ta những mẹo cần nhớ để có thể quản lý những workflow, những workflow phức tạp hơn trong phòng dựng phim.

Mỗi người có một cách riêng để quản lý nhóm dựng phim của mình, nhưng khi nhóm của bạn trở nên đông người hơn chứ không còn là một người dựng phim và một người trợ lý duy nhất như trước nữa, thường thì bạn sẽ cần sử dụng một hệ thống lưu trữ chung, như EditShare hoặc Avid ISIS. Điều này cho phép mọi người cùng truy cập tất cả các yếu tố của project trong cùng một mạng lưới chung như thể nó nằm ngay trên máy tính của chính họ.

Từ quan điểm của người dựng, đây là một tin tốt. Chỉ cần nạp media một lần, bạn không cần phải tự tay di chuyển các file giữa nhiều máy tính khác nhau và nếu bạn đang làm việc trên một hệ thống được tối ưu hoá cho công việc chung như LightWorks hay Avid Media Composer, mọi người có thể làm việc chung trên một không gian project duy nhất.

Rõ ràng là việc sử dụng không gian lưu trữ chung khá là tiện lợi, nhưng nó cần bạn để ý một chút để tránh làm project trở nên lộn xộn. Với nhiều người dùng, project có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn và mất tổ chức. Media bị phân tán trên các ổ đĩa, bị sắp xếp không chính xác và có quá nhiều sequence bị dán nhãn lộn xộn kiểu như “.final.final.final…”

Với một chút cẩn trọng và chuẩn bị trước, bạn có thể dễ dàng tránh được những lộn xộn này.

Tạo không gian xác định

Mỗi project nên có một sự kết hợp giữa “không gian công cộng” – nơi cho phép mọi người dễ dàng truy cập một cách thường xuyên và luôn cung cấp đủ tài nguyên cho tất cả – và “không gian cá nhân” mà trong đó mỗi người dùng cá nhân có khả năng kiểm soát nhiều hơn.

Bên cạnh việc phải “đối mặt với công chúng” nhiều hơn, các folder và bins công cộng nên được áp dụng các quy tắc chung cứng nhắc về cách thức mọi người nên giữ gìn và làm việc với các yếu tố này.

Một ví dụ tốt về không gian công cộng là một  “Current Cuts” bin chỉ chứa những bản cut mới nhất. Nó có thể được hoàn thành dưới dạng một timeline đơn nhất, bằng reel. Nhưng các quy tắc nên được thực hiện một cách nghiêm ngặt. Nếu một sequence nằm trong bin này, nó là phiên bản mới nhất mà những người khác vừa làm việc. Tôi thường đặt quy tắc rằng nếu bạn đang làm việc trên một reel, bạn nên xoá nó khỏi bin để tránh gây nhầm lẫn.

Mọi thứ cũng tương tự như vậy đối với “Old Cuts” bin, nơi các dựng phim có thể dễ dàng sao lưu và nhân bản các sequence trước khi họ bắt đầu làm việc.

Mọi người làm việc trên một project nên có một không gian riêng, một folder của họ để có thể tự do làm việc. Cách tiếp cận chung của tôi là: “Tôi không quan tâm cách bạn tổ chức nó, chỉ cần chúng tôi có thể tìm những thứ chúng tôi cần khi chúng tôi cần nó.”

Đặt tên các sequence một cách rõ ràng

Hãy đảm bảo mọi người trong nhóm sử dụng một định dạng tên chung và đặt tên cho các sequence một cách nhất quán, điều này sẽ giúp ngôi nhà chung gọn gàng cũng như tạo nên một workflow được tổ chức tốt.

Tôi thường dùng cấu trúc chung là: [NGÀY].[TÊN].[TRẠNGTHÁI]

Để đánh dấu trạng thái của một sequence, tôi thường dùng một trong những ký hiệu sau:

.WIP — a work in progress, đang được tiến hành, có thể chưa hoàn thiện, chưa sẵn sàng để chiếu…

.CURRENT – bản cut hiện tại

.SCREENED(DATE) — tôi luôn làm một bản sao cho tác phẩm trước khi chiếu. Nó khiến mọi thứ dễ dàng hơn nếu tôi phải quay lại để ghi chú từ một ngày cụ thể.

.EOD — một bản sao được tạo ra vào cuối ngày làm việc

Lưu ý: Tôi không bao giờ dùng “.FINAL” bởi bạn sẽ rất dễ rơi vào một tình trạng kinh khủng như MyEpisode.final.final.0820.final.unlocked.final

Giữ một cây thư mục gọn gàng

Khi các note được tổ chức lộn xộn trong quá trình làm việc, bạn sẽ khó nhớ được bản cut bạn cần là bản nào và được lưu ở đâu. Kể cả khi bạn đã có thư mục “current cuts”, mọi thứ có thể trở nên rất phức tạp.

Đối với một số project nhất định, tôi tổ chức mọi thứ theo ngày tháng, vậy nên cây thư mục/bins của tôi trông như thế này

Từ đây, tôi sẽ sử dụng cột ghi chú và một tài liệu “change log” để theo dõi mọi thay đổi trong các sequence khác nhau.

Change log có thể là một bảng tính hoặc một văn bản đơn giản có chứa tên sequence, ngày tháng và các thông tin tham chiếu đến các ghi chú hoặc sửa đổi đã được thực hiện. Tôi thấy rằng nó đặc  biệt hữu ích đối với các project có nhiều note như chương trình truyền hình và quảng cáo.

Các công cụ kết nối qua internet

Tôi thường phải tắt hết tất cả các loại công cụ cộng tác dựa trên internet. “Mấy thứ vô dụng gây lãng phí thời gian”.

Mọi thứ thay đổi theo thời gian và deadline của project ngày càng trở nên chặt chẽ hơn, phòng dựng cần được sắp xếp hợp lý hơn để duy trì sự liên tục của mọi thứ. Quản lý tài liệu và các phương thức giao tiếp là công việc đóng vai trò chính yếu.

Trong một vài project cuối mà tôi đã làm việc có sử dụng các phần mềm quản lý nhóm như Slack và Google Drive.

Slack có một loạt các phòng chat cá nhân được gọi là các channel, mà chúng tôi thường triển khai theo những cách khác nhau. Một số channel chung và có sự tham gia của tất cả mọi người như “latest scripts” hay “interview transcripts”. Một số khác cho một số cảnh, yếu tố hoặc chủ đề xuyên suốt cần giải quyết.

Bộ phần mềm văn phòng của Google tuy có một số giới hạn nhất định nhưng lại là một công cụ hợp tác hết sức mạnh mẽ, bởi chúng cho phép nhiều người cùng xem và chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc trong thời gian thực. Nó rất tốt cho việc quản lý kịch bản, tape-log…

Google Doc cũng rất hữu ích trong việc giữ cho các ghi chú và thay đổi được sắp xếp rõ ràng. Bây giờ, tôi có thói quen tạo một tài liệu mới trên Google Doc cho mỗi bộ ghi chú và link chúng với change log của mình.

Thiết đặt một giao thức

Đây có lẽ là điểm quan trọng nhất, và nó đúng cả trong khía cạnh kỹ thuật lẫn khía cạnh sáng tạo trong việc quản lý một project: Trước khi bắt tay thực hiện một project, hãy lên một kế hoạch… và viết nó ra. Một khi bạn đã viết ra giao thức của mình, đảm bảo mọi người có thể truy cập vào đó được. Đừng ảo tưởng rằng mọi người sẽ hỏi bạn về nó hay tự đi tìm nó. Hãy in nó ra, gửi email, gửi nó lên Slack, WordPress, Google Drive, bất cứ chỗ nào bạn có thể, nói mọi người đọc nó và dành thời gian để giải thích cho mọi người.

Trong tương lai

Tôi rất vui mừng khi thấy số lượng phần mềm quản lý và hợp tác trong hậu kỳ ngày càng tăng. Những phần mềm như EditShare Flow, frame.io, và Kyno của Lesspain… giúp cho tiến trình công việc trong hậu kỳ trở nên suôn sẻ, cho phép người dùng truy cập được vào hệ thống từ bên ngoài phòng dựng. Tôi rất thích thú tìm hiểu cách phần mềm giảm bớt sự phức tạp của các file và các tài liệu được chia sẻ sẽ giúp chúng tôi làm việc trong phong dựng.

Nguồn: RedShark News